Her kullanıcı için 10 temel Zoom ipucu

Sanal toplantılar uzaktan çalışmanın ayrılmaz bir parçası haline geldi, ancak bazen sıkıcı olabiliyorlar. Eğer tercih ettiğiniz video konferans platformu Zoom ise, toplantıları hem toplantı sahipleri için daha verimli hem de katılımcılar için daha ilgi çekici hale getirmek için kullanabileceğiniz birçok gizli özellik bulunmaktadır. İşte Zoom'dan en iyi şekilde yararlanmak için en iyi ipuçları ve püf noktaları.

Sanal ağ oluşturma etkinliği oluşturmak için kendi seçtiğiniz alt grup odalarını kullanın.

Sanal iletişim doğası gereği gariptir ve insanları rastgele alt grup odalarına göndererek konuşmaya zorlamak durumu daha da kötüleştirebilir. Toplantı katılımcıları genellikle otomatik olarak alt grup odalarına atanırken, Zoom'da bireylerin kendi odalarını seçmelerine ve odalar arasında kendi hızlarında geçiş yapmalarına olanak tanıyan bir özellik bulunur. Bu, yüz yüze etkileşimi taklit eden daha esnek bir deneyim yaratır; ve eğer toplantının ev sahibiyseniz, katılımcıların ilgi alanlarına veya belirli konulara göre kendilerinin seçebileceği alt grup odalarına isim verebilirsiniz.

"Bölünmüş Odalar" a tıklayın , ardından oluşturmak istediğiniz oda sayısını seçin, " Katılımcıların oda seçmesine izin ver " seçeneğini işaretleyin ve " Oluştur "a tıklayın . Ardından, "Seçenekler"e veya dişli simgesine tıklayın ve " Katılımcıların oda seçmesine izin ver " ve " Katılımcıların istedikleri zaman ana oturuma dönmelerine izin ver " seçeneklerini işaretleyin. Bölünmüş odalar başlatıldıktan sonra, Bölünmüş Odalar penceresinde her odaya bir ad eklemek için kullanabileceğiniz "Yeniden Adlandır" seçeneğini göreceksiniz .

Katılımcılar, alt gruplara katılmak için "Alt Gruplar" seçeneğine tıklayacak , listedeki numaranın üzerine gelecek ve "Katıl > Katıl" seçeneğine tıklayacaklardır . Odalar arasında geçiş yapmak veya ana oturuma geri dönmek için de aynı işlemi izleyebilirler. Bu otomatik seçim özelliğinin yalnızca masaüstü ve mobil uygulamalarda kullanılabildiğini belirtmekte fayda var; web istemcisi kullanıcılarının ise sunucu tarafından manuel olarak taşınması gerekecektir.

Büyük toplantılar için alt grup odalarını önceden doldurmak üzere bir CSV dosyası indirin.

Alternatif olarak, katılımcıların kendilerini seçmelerine izin vermek veya Zoom'un rastgele atama özelliğini kullanmak yerine, toplantı katılımcılarını belirli alt gruplara atamanız gereken birçok durum vardır. Örneğin, belirli bir ekibin tüm üyelerinin aynı odaya gitmesini sağlamak istediğinizde. Bu, toplantı başladıktan sonra manuel olarak yapılabilir, ancak büyük gruplarda bunu önceden yapmak çok daha kolaydır ve ihtiyacınız olan tek şey bir CSV dosyasıdır. Zoom destek sayfasında bir şablon mevcuttur : alt grupların adları için bir sütun ve katılımcıların e-posta adresleri için başka bir sütun yeterlidir. Toplantıyı planlarken, Seçenekler'e gidin, Alt Grup Ön Ataması > CSV'den İçe Aktar'ı seçin ve ardından dosyanızı açılır pencereye sürükleyip bırakın. Zoom, 100 odaya ve 1000 katılımcıya kadar ön atama yapılmasına izin verir.

Sunumunuzu sanal arka plan olarak ayarlayarak kişisel bir sunum simülasyonu oluşturabilirsiniz.

Yüz yüze sunum yaparken, büyük olasılıkla slaytların önünde duruyorsunuzdur, böylece hem sizi hem de içeriğinizi aynı anda görebilirler. Zoom'un Sanal Arka Plan özelliği, videonuzu paylaşılan ekranınızın üzerine yerleştirerek bunu taklit eder ve katılımcıların ifadelerinizi ve jestlerinizi görmelerini ve slaytlarınızı takip etmelerini sağlar, böylece sizinle slaytlar arasında bakışlarını karıştırmalarına gerek kalmaz. (Not: Bu özellik PowerPoint ve Keynote ile de uyumludur.) Paylaş > Ekranlar'a tıklayın ve Uygulamalar bölümünden Microsoft PowerPoint'i seçin . Ardından videonuzun nerede görüneceğine dair yer paylaşımı türünü seçebilirsiniz; Önde seçeneği , görüntünüzü paylaşılan slaytların üzerine yerleştirir. Videonuzu yeniden boyutlandırabilir ve ekran üzerinde sürükleyebilirsiniz. Ardından Paylaş'a tıklayın.

Molalarınız sırasında ortam sesi eklemek için bilgisayarınızın sesini paylaşın.

Toplantı aralarında belirli bir atmosferi korumak veya moladan dönmeyi hatırlatmak için müzik kullanmak istiyorsanız, ortam sesi sağlamak üzere bilgisayarınızın sesini paylaşabilirsiniz. Bu, ekranınızı paylaşıyor olsanız da olmasanız da çalışır ve katılımcılara bilgi içeren bir slayt sunarken arka planda müzik çalmasına olanak tanır. Ekranınızı paylaşmadan sesi paylaşmak için Ekran Paylaşımı > Gelişmiş > Bilgisayar Sesi > Paylaş'ı tıklayın . Cihazınızdaki herhangi bir yerden, müzik akış hizmetleri ve YouTube dahil olmak üzere ses çalabilirsiniz. Ekranınızı da paylaşmak istiyorsanız, Ekran Paylaşımı'nı tıklayın , ardından paylaşmak istediğiniz programı veya masaüstünü seçin ve Ses Paylaşımı > Paylaş'ı seçin.

Gerçekçi bir panel tartışmasını simüle etmek için çeşitli konuşmacıları öne çıkarıyoruz.

Zoom varsayılan olarak mevcut konuşmacının videosunu veya simgesini öne çıkarır. Bu, özellikle birden fazla katılımcının sesini açıp sunucularla etkileşim kurduğu soru-cevap oturumlarında, videoların ekranınızda hareket etmesi nedeniyle, görüş açınıza bağlı olarak dikkat dağıtıcı olabilir. Bu karmaşayı önlemek için, Zoom sunucuları en fazla dokuz kişiyi birincil konuşmacı olarak öne çıkarabilir ve bu kişileri katılımcılar için ana konuşmacı görünümünde görünür hale getirebilir. (Bu, yalnızca kişileri cihazınızda birincil konuşmacı yapan Katılımcıyı Sabitleme özelliğinden farklıdır.)

Spotlight özelliği, katılımcıların tüm ana konuşmacıları eşit şekilde görmelerini sağlayarak gerçek bir panel tartışmasını simüle eder. Diğer katılımcılar, toplantı ekranının üst kısmındaki bir kaydırıcı aracılığıyla görünür kalır. Spotlight eklemek için, fare imlecini bir katılımcının videosunun üzerine getirin ve üç noktaya tıklayın > Herkes için Spotlight . Bu işlemi, en fazla dokuz konuşmacı için Spotlight Ekle seçeneğini belirleyerek tekrarlayın .

Gerçek Dünya Toplantı Mekanlarına Sürükleyici Bir Görünüm Ekleme

Sanal toplantılar genellikle sıkıcı gelebilir, ancak Zoom'un Sürükleyici Görünüm özelliği, katılımcıları gerçekçi sahnelere yerleştirerek sunumları, dersleri veya grupları biraz daha ilgi çekici hale getirir. Küçük kutularda yüzen kafalar yerine, katılımcıları sınıf sıralarına, sahnenin arkasındaki sandalyelere veya hatta bir kamp ateşinin etrafına "oturacak" şekilde hareket ettirebilirsiniz. En iyi görsel deneyim için Zoom kameranızın düzgün çalıştığından emin olun . Zoom'da önceden hazırlanmış sahneler bulunur veya gerçek ofisinizin veya dış mekanınızın bir fotoğrafını yükleyebilirsiniz. Bu sanal arka planlar 25 katılımcıya kadar destekleyebilir. Sunucu olarak, Görünüm > Sürükleyici'ye tıklayın , ardından katılımcıları sahneye otomatik veya manuel olarak eklemeyi seçin ve sahneyi seçin. Kişileri sürükleyici görünüme yerleştirmek için Başlat'a tıklayın . Özel sürükleyici görünümler için katılımcıları manuel olarak hareket ettirmeniz gerekecektir.

Podcast veya eğitim içerikleri kaydetmek için ayrı ses dosyaları.

Zoom toplantılarının kaydedilebilmesi sayesinde, podcast'ler, eğitim videoları, yönetim kurulu toplantıları ve Plus toplantıları gibi iş birliğine dayalı veya sohbet içerikleri oluşturmak ve kaydetmek için kullanışlı bir platformdur. Ancak, birden fazla kişinin aynı anda mikrofona konuşması, özellikle insanlar birbirlerinin sözünü kesiyorsa veya bir katılımcı konuşurken arka plan gürültüsü varsa, daha sonra dinlemeyi zorlaştırabilir. Bu durumlarda, daha temiz bir deneyim için ayrı ses dosyaları kaydedebilir ve daha sonra bunları birleştirebilirsiniz. Toplantı sahibi olarak, Zoom masaüstü uygulamasında profil resminize tıklayın > Ayarlar > Kayıt'ı seçin ve " Her katılımcı için ayrı bir ses dosyası kaydet" seçeneğini etkinleştirin . Bu, her dosyayı katılımcının adı altında yerel olarak kaydedecektir.

Katılımcıları ve sohbeti yönetmek için ikinci bir cihazı "ortak sunucu" olarak ayarlayın.

Bir toplantıyı yönetmek, sunum paylaşmayı, sohbeti izlemeyi ve katılmak isteyen katılımcıları takip etmeyi gerektirir; bunların hepsi, özellikle de hepsini tek bir küçük ekranda yapmaya çalışıyorsanız oldukça zorlayıcı olabilir. Bir çözüm yolu, ikinci bir cihazla oturum açmak ve birini ekran paylaşımı için, diğerini ise katılımcıları ve sohbet etkinliğini yönetmek için kullanmaktır. Toplantıya her iki cihazdan da katılın—ana sunucu ayrıcalıklarına sahip birincil cihazınızda, Katılımcılar'a tıklayın , listedeki diğer profilinizin üzerine gelin ve ardından Daha Fazla > Ortak sunucu yap > Onayla'ya tıklayın . (Birincil toplantı sunucusu değilseniz bile, yine de ortak sunucu ayrıcalıkları atanabilir.)

Ücretli bir Zoom hesabıyla, aynı türden iki cihazda aynı anda veya bir bilgisayar ve bir telefon veya tablette oturum açabilirsiniz. Alternatif olarak, herkes farklı bir hesap kullanarak veya misafir olarak başka bir cihazda oturum açabilir. Aynı profille oturum açtıysanız, yankıyı önlemek için ikinci cihazdaki tüm cihazların sesini kapatmayı unutmayın.

Canlı gündemi paylaşmak ve katılımcılarla sohbet etmek için kendi bekleme odanızı kurun.

Varsayılan Zoom sayfasında görüntülenen "Toplantıyı başlatmak için ev sahibini bekliyor" mesajından daha profesyonel (veya ilgi çekici) bir bekleme odası deneyimi istiyorsanız, katılımcıların ne göreceğini özelleştirebilirsiniz. En basit seçenek, bekleme odası için bir metin başlığıdır, ancak bir resim ekleyebilir, marka logonuzu toplantı için bir mesaj veya açıklama ile birlikte yükleyebilir veya toplantı gündemini, toplantı kurallarını ve karşılama mesajını görüntülemek için kullanılabilecek döngülü bir video (sesli veya sessiz) ekleyebilirsiniz. Toplantınızı planlarken Bekleme Odasını etkinleştirin , ardından Bekleme Odası Seçenekleri > Bekleme Odasını Özelleştir > Özelleştirmelerinizi ekledikten sonra Kaydet'e gidin.

Zoom bekleme odalarında ayrıca bir sohbet işlevi de bulunur; bu sayede bekleme odasındaki herkese mesaj gönderebilir veya bireylerle özel olarak iletişim kurabilirsiniz. Sohbet seçeneğine tıklayın ve herkesle sohbet etmek istediğiniz bireyi veya bekleme odası katılımcılarını seçin.

Toplantıya geç katıldığınızda özet almak için AI Companion'ı kullanın.

Zoom'un üretken yapay zeka aracı olan AI Companion, not alma, toplantı özetleri ve eylem maddesi belirleme gibi verimlilik özellikleri sunar. Bir toplantı için etkinleştirilirse, katılımcıların sorularını gerçek zamanlı olarak yanıtlayabilir; yani geç katılsanız bile, geç kaldığınıza dikkat çekmeden kaçırdığınız her şeyin özetini alabilirsiniz. Önceden ayarlanmış sorular arasında "Beni bilgilendirin", "Adım geçti mi?" ve "Eylem maddeleri nelerdir?" yer alır, ancak özel sorular da sorabilirsiniz. Toplantının sağ üst köşesindeki AI Companion simgesine tıklayın ve önceden ayarlanmış bir soru seçin veya kendi sorunuzu oluşturun. Toplantı Soruları özelliğinin yalnızca kurumsal ve şirket hesapları için geçerli olduğunu ve toplantı sahibi tarafından etkinleştirilmesi gerektiğini unutmayın.