Google Drive'da bilmeniz gereken 10 püf noktası

Google hesabınızda depolanan (neredeyse) tüm dosyaların merkezi olan Drive, Workspace kullanıcıları için belgeleri, elektronik tabloları ve medyayı kaydetmek, düzenlemek ve paylaşmak için hayati bir araçtır. Drive'ınızı düzenli tutmak ve iş birliği özelliklerinden en iyi şekilde yararlanmak için bilmeniz gereken 10 gizli püf noktası şunlardır.

Dosyaları çoğaltmak yerine kısayollar ekleyerek depolama alanından tasarruf edin.

Drive'ı düzenliyorsanız ve birden fazla klasörden erişilebilen tek bir dosyaya ihtiyacınız varsa (ki bu durum genellikle birden fazla projede geçerlidir), dosyayı taşımanıza veya birden fazla kopya oluşturmanıza gerek yoktur. Bu, depolama alanını tüketir ve farklı ekiplerdeki işbirlikçilerin aynı canlı sürüm üzerinde çalışmasını engeller. Bunun yerine, orijinal dosyayı olduğu yerde bırakın ve diğer konumlarda kısayollar oluşturun. Seçenekler menüsünü açmak için Drive'daki herhangi bir dosyaya sağ tıklayın, ardından Düzenle > Kısayol Ekle'ye gidin ve hedef klasörü seçin.

URL kısaltıcıları kullanarak belirli bir hesaba özel yeni dosyaları hızlıca oluşturabilirsiniz.

URL kısaltıcılar, özellikle aynı anda birden fazla Google hesabına (örneğin iş ve kişisel hesap) giriş yaptıysanız, yeni Drive dosyaları (özellikle Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar) oluşturmak için büyük bir zaman tasarrufu sağlar. Adres çubuğunuza doc.new, sheet.new veya slide.new yazdığınızda, birincil hesabınız altında otomatik olarak yeni bir dosya oluşturulur. Hangi hesabı kullanmak istediğinizi belirtmek için /1, /2, /3 vb. ekleyin. Bu, yeni bir dosya başlatmak için birden fazla kez tıklamanıza gerek kalmamasını sağlar.

Değiştirilen paylaşım bağlantılarını kullanarak otomatik olarak kopyalar oluşturun.

Başka bir bağlantı kısaltma aracı, paylaşılan dosyaların alıcılarını orijinal dosyayı yalnızca görüntülemek veya düzenlemek yerine bir kopya oluşturmaya zorlamanıza olanak tanır. Bu özellik, kullanıcıların orijinal sürümü korurken düzenlemeleri gereken şablonlar, kontrol listeleri ve diğer materyalleri paylaşmak için kullanışlıdır. Paylaşım bağlantısının sonundaki `/edit` veya `/view` ifadesini `/copy` ile değiştirmeniz yeterlidir; alıcılar dosyayı açtıklarında "bir kopya oluştur" seçeneğine yönlendirilecektir.

Paylaşım bağlantısını değiştirmeden mevcut belgelerin üzerine yeni sürümler yükleyerek bunları değiştirebilirsiniz.

Google Originals içerikleri, düzenleme yaparken gerçek zamanlı olarak güncellenir ve tüm işbirlikçilerin değişiklikleri görmesini sağlar; ancak PDF, resim ve videoların yeni sürümlerinin yeniden paylaşılması gerekir (orijinalinin üzerine yazmadığınız sürece). Güncelleme için aynı paylaşım bağlantısını korumak için Google dışı herhangi bir dosyaya sağ tıklayın ve Sürümleri yönet > Yeni sürümü yükle seçeneğine gidin.

Plus'ın değişiklik yapmasını önlemek için dosyaları salt okunur modda kilitleyin.

Drive dosyasının son halini paylaşmak istiyor ancak alıcıların yanlışlıkla veya kasıtlı olarak düzenleme yapmasını engellemek istiyorsanız, dosyayı salt okunur moda kilitleyebilirsiniz. Bu yöntem, dosyayı PDF'ye dönüştürmekten veya farklı kullanıcılar için izinleri yönetmekten daha hızlıdır. Seçenekler menüsünü açmak için dosyaya sağ tıklayın, ardından Dosya bilgileri > Kilitle'ye gidin . (Dosyanın kilidini açana kadar düzenleme yapamayacağınızı unutmayın.)

.docx dosyalarını Google ile uyumlu dosyalara dönüştürmek için yükleme dönüştürme özelliğini etkinleştirin.

Tekrarlanan tıklamalardan sizi kurtaran bir diğer özellik ise harici dosyaların Google Dokümanlar formatına otomatik olarak dönüştürülmesidir. Bu özellik, özellikle Microsoft kullanıcılarından sık sık .docx, .xlsx veya .pptx belgeleri alıyorsanız kullanışlıdır. Her seferinde manuel olarak dönüştürmek yerine, Ayarlar > Genel bölümüne gidip, Yüklemeler bölümüne kadar aşağı kaydırarak yüklenen dosyaları Google Dokümanlar formatına dönüştürme seçeneğini etkinleştirebilirsiniz.

Doğrudan geri bildirim sağlamak için PDF dosyalarına resim alt yazı kutuları ekleyin.

Düzenlenebilir Drive dosyaları, metni kolayca vurgulamanıza ve açıklama eklemenize olanak tanır, ancak önizleme modundayken diğer dosya türleri için de aynı işlemi yapabilirsiniz. Bu özellik, dosyayı ayrı bir programda indirip açmak zorunda kalmadan görselleri, düzenleri ve tasarımları açıklamak için kullanışlıdır. Herhangi bir resmi açmak veya bir PDF dosyasını önizlemek için çift tıklayın, ardından üstteki açıklama simgesine tıklayın . Daha sonra, açıklama eklemek istediğiniz alanı seçin ve yorumunuzu ekleyin.

Gelişmiş arama filtrelerini kullanarak kayıp dosyalarınızı hızlıca bulun.

Kişisel Drive'ım genellikle biraz dağınık oluyor ve bu da, adlarını unuttuğum eski dosyaları, düzensiz öğelerden oluşan çok uzun bir listede gezinmeden bulmayı zorlaştırıyor. Gelişmiş arama filtreleri, dosya türüne, sahibine ve tarihine göre aramanızı daraltmanıza olanak tanıyan çözümün önemli bir parçasıdır. Arama çubuğuna "tür :" , " sahip :", " önce :" veya "sonra:" gibi terimleri ve ardından kriterlerinizi girmeniz yeterlidir.

İlgili dosyalara kolay erişim için özel bir proje merkezi oluşturun.

Drive'ın organizasyon yapısı oldukça basittir; Ana Sayfa sekmesinde önerilen dosya ve klasörleri gösterirken, Benim Drive'ım sekmesi varsayılan olarak alfabetik olarak sıralanır ve değiştirme tarihine göre sıralama seçenekleri sunar. Elbette klasör oluşturabilir ve dosyaları taşıyabilirsiniz (yukarıda bahsedilen kısayollar hilesini de kullanarak), ancak belirli bir iş projesi veya tatil için olanlar gibi ilgili dosyalara hızlı erişim için dinamik bir "Merkez" oluşturmak da faydalı olabilir. Ücretli Workspace kullanıcıları, dosyaları orijinal konumlarından taşımadan Drive'ın herhangi bir yerinden en fazla 25 dosyayı gruplandıran Öncelik sekmesine sahip olur. Ücretsiz kullanıcılar öğeleri yıldızlayabilir veya ana bir Belgeler dosyası oluşturup @ sembolünü kullanarak dosya kutuları ekleyebilir.

Drive tarayıcıyı kullanarak fişleri ve basılı belgeleri hızlıca dijital ortama aktarın.

Aslında, belgeleri taramak için ayrı bir uygulamaya ihtiyacınız yok; Google Drive'da bu özellik yerleşik olarak bulunuyor ve hem iPhone hem de Android kullanıcılarının cihazlarının kamerasını kullanarak basılı materyalleri Drive'a hızlıca dijitalleştirmelerine olanak tanıyor. Drive uygulamasını açın ve tarama simgesini veya artı işaretini (+) seçin , ardından Belgeyi Tara'ya dokunun . Google küçük ayarlamalar yapacak , ardından adı ve hedefi belirtebilir ve Yükle'ye dokunabilirsiniz . Bundan sonra, taranmış makbuzlarınız, sözleşmeleriniz ve diğer dosyalarınız, Drive'ınızdaki diğer her şey gibi aranabilir olacaktır.