Hepimiz alışkanlıklar tarafından yönlendiriliyoruz. Hepimizin gün içinde tekrar eden eylemleri, iş hayatımızın doğasına bağlı olarak birkaç veya onlarca kez gerçekleşen anları vardır. Tekrar eden bu anları, işteki genel etkinliğinizi artırabilecek yeni alışkanlıklar oluşturmak için kullanabilirsiniz. Daha sonra bu mini alışkanlıkları üst üste koyun. İşte gün içinde tekrar eden görevlerden ilham alarak benimseyebileceğiniz, hedeflerinize ulaşmanıza ve performansınızı artırmanıza yardımcı olacak bazı yararlı alışkanlıklar.
Herhangi bir günde ister evden ister ofisten çalışın, muhtemelen birden fazla sanal toplantıya katılıyorsunuzdur. Sanal toplantılar ruhumuzu ve fiziksel varlığımızı yıpratabilir. Her toplantı için, “Toplantıya Katıl” butonuna basmadan hemen önce omuzlarınızı çevirin – içeri doğru… yukarı doğru… ve geri doğru. Hepimiz her gün çok uzun süre oturuyoruz. Omuzlarınızı yuvarlamak size biraz esneklik kazandırır. Ayrıca dik oturmanızı hatırlatır ve ellerinizi ayrı tutmanızı teşvik eder. Elleriniz kullandığınız notaların her iki tarafına indiğinde, bunu başka bir rehber olarak kullanın. (Bkz. No. 2)
- Geri bildirimlerinizi yalnızca içeriğinizin bir yansıması olarak değil, daha fazlası olarak düşünün; Bu bir sahne aksesuarı. Defterinizin her iki yanında bir duvar olduğunu düşünün. Elleriniz notlarınızın üzerine veya sizinle notlarınız arasına düşmemelidir. Ellerinizi birbirine kenetlemek yerine masanın üzerinde ayrı tutmak kulağa saçma geliyor ama sorun değil. Çünkü dik oturup ellerinizi ayırmak garip gözüktüğü için el kol hareketleri yapma olasılığınız daha yüksek. Jest ve mimiklerinizi kullanmak, toplantıda konuşurken hepimizin hissettiği gergin enerjiyi dağıtmanıza yardımcı olur. Toplantı katılımcılarınıza, ister şahsen ister sanal olarak, sembolik olarak işaret ederek bilginizi "iletirseniz", gergin enerjinizi ani veya sinirli bir hareket yerine üretken bir şeye yönlendirirsiniz.
- “İki soru” kuralını izleyin. Bir meslektaşımız veya müşterimiz bir toplantıda bir görüş bildirdiğinde, içgüdüsel olarak hemen "Şey, bence..." deyip ardından kendi görüşümüzü sunarız. Bunun yerine durun ve iki soru sorun. Durup düşünmek size düşünmek için bir an verir ve bu iki soru, diğer kişinin pozisyonunu daha iyi anlamanıza yardımcı olur; bu da sizin fikrinizi veya kendi fikrinizi çerçeveleme şeklinizi değiştirebilir. Keşke sana sorman gereken iki soruyu söyleyebilseydim ama bunlar diğer kişinin söylediklerinin niteliğine ve içeriğine bağlı olacaktır.
Faydalı klasik sorular şunlardır:
"Bu konu sizin için neden bu kadar önemli?"
"Bu sonuca nasıl vardınız?"
"Sizin için hangi ek bilgiler yararlı olurdu?"
- Toplantının sonunda, tartışma lideri "Sanırım bitti" dediğinde, telefonunuza bakmadan önce toplantı notlarınıza bakın. Çoğumuz için ilk içgüdümüz toplantı sırasında hangi e-postaların geldiğini görmek için telefonumuzu kontrol etmektir. Toplantı sona erdiğinde, konuştuğunuz tüm konular aklınızdaydı. Telefonunuza baktığınız anda toplantı konuları daha az netleşiyor. Toplantıdan sonraki gün toplantı notlarınıza bakıp, "Bunu yazdığımda ne anlama geldiğini biliyordum ama şimdi ne anlama geldiğine dair hiçbir fikrim yok." dediğiniz oldu mu? Notlarınıza baktığınızda muhtemelen çok sayıda isim yazdığınızı fark edeceksiniz. Fikirleri veya somut şeyleri yazma eğilimindeyiz. Her ismin yanına bir fiil ekleyin. Bir isim ve bir fiil bir araya geldiğinde tam bir cümle, tam bir düşünce oluşur. Toplantıda neler yaşandığını hatırlamak için notlarınıza baktığınızda bu cümle sizin için anlamlı olacak.
- Her e-postaya, yazdığınız kişinin adıyla başlayın. Etkili olma çabasında, çoğu zaman etkimizi zayıflatan kısayollara başvuruyoruz. E-postanızın özüne doğru ilerlerseniz, içeriğinize odaklanırsınız. Kişinin ismiyle başlarsanız, bireye daha fazla odaklanırsınız. Onun yüzünü hayal edin. Onunla son konuşmanızı hatırlıyorsunuz. Bu bireyin bilgiyi nasıl alacağını düşünüyorsunuz. Bireye odaklanmak, hangi tonu kullanacağınızı ve hangi dilin uygun ve yararlı olabileceğini belirlemenize yardımcı olur. Mesajınızı bireye göre kişiselleştirerek, mesajınızın amaçladığınız ruh haliyle duyulma şansını artırırsınız; bu da yaratmak istediğiniz etkiyi yaratma şansınızı artıracaktır.
- Muhtemelen haftada onlarca toplantıya katılıyorsunuz. Toplantının başlarında biri sosyal sohbetten konuya geçiyor. Eğer toplantıyı siz açıyorsanız, toplantının amacını belirttikten sonra, bu kitleyle geçirdiğiniz zamanın değerini artıracak önemli bir satır ekleyin. "X konusunu görüşmek üzere benimle buluştuğunuz için teşekkür ederim" dedikten sonra, "bu konuya girmeden önce" ifadesini ve açık uçlu bir soru ekleyin.
“Başka neler var gündeminizde?”
"Başka neleri tartışmak faydalı olabilir?"
Şu sıralar aklınızda başka hangi konular var?
Kendi gündeminizi bir kenara bırakıp diğer kişinin neyin önemli olduğunu görmeye istekli olmak, birlikte çalıştığınız müşteriye veya meslektaşınıza yardım etme konusunda bir düzeyde ilgi ve bağlılık gösterir. E-postalara alıcının adıyla başlamaya benzer şekilde, gündeminizden önce diğer kişinin ihtiyaçlarını koyarak başlamak, toplantının odağını içerikten bireye kaydırır. Sadece bilgi vermek yerine ilişki kurmanıza yardımcı olur. *Bu güveni ve işbirliğini artırır.*
Mesleğiniz için gerekli olan becerileri geliştirmekle meşgulsünüz. Bu beceriler, iletişim becerileri gibi daha yumuşak yeterliliklerden daha zordur. İyi teknikleri daha yumuşak becerilere uygulamak sadece pratik gerektirir. Davranışlarınızı küçük değişikliklerle değiştirerek başkalarıyla iletişim kurma biçiminizi değiştirirsiniz. Oldukça kısa bir sürede bu davranışlar yeni alışkanlıklarınız haline gelir ve bunlar hakkında fazla düşünmenize gerek kalmaz. *İletişim becerilerinin geliştirilmesi mesleki ve liderlik yeterliliğini artırır.*
Yoruma kapalı.