Süreç otomasyonu hakkında önemli noktalar
- Verimsizliklerin artmasını önlemek için otomasyona geçmeden önce bozuk süreçleri düzeltin. *Not: Herhangi bir otomasyon çözümü uygulanmadan önce mevcut süreçlerin analiz edilmesi ve güvenlik açıklarının belirlenmesi gerekir.*
- Otomasyon, gereksiz karmaşıklık veya maliyet yaratmamalı, süreçleri basitleştirmelidir. *Unutmayın: Amaç verimliliği artırmak ve maliyetleri azaltmaktır, tam tersi değil.*
- Otomasyonu kritik karar alma süreçlerini değiştirmek için değil, insan işini desteklemek için kullanın. *Önemli: Otomasyon insan yeteneklerini desteklemeli, onları tamamen değiştirmemelidir.*
Otomasyonun işletmeleri daha verimli hale getirmesi bekleniyor. Ancak birçok şirket için durum tam tersidir.
Şirketler, bunun etkisini tam olarak anlamadan görevleri otomatikleştirmeye çalışıyorlar. Altta yatan eksiklikleri gidermeden otomasyon araçlarına yatırım yapıyorlar. İnsan karar alma mekanizmasını, tam olarak test edilmemiş veya optimize edilmemiş yazılımlarla değiştiriyorlar. İşleri kolaylaştırmak yerine, genellikle Otomasyon karmaşıklığı artırır., süreçleri yavaşlatır ve yeni, maliyetli sorunlar yaratır; bu da tam olarak yapması gerekenin tersidir.
Çoğu şirketin otomasyonda başarısız olmasının nedeni teknolojinin yeterince iyi olmaması değildir. Yanlış yaptıkları için başarısız oluyorlar.
Kağıt üzerinde harika görünen ancak pratikte başarısız olan otomasyon projeleri başlatan şirketler gördüm. Süreçler daha katı hale geliyor, çalışanlar işi bitirmek için otomasyonu devre dışı bırakıyor ve BT ekipleri, görevleri manuel olarak yapmaktan daha çok otomasyonu sürdürmekle zaman harcıyor.
Otomasyonun amacı işin yerini almak değildir. Amaç israfı ortadan kaldırmaktır. İşte şirketlerin çoğunun hata yaptığı nokta burası.
Şirketler otomasyonla neden mücadele ediyor?
Otomasyon hatalarının çoğu temel bir hatadan kaynaklanıyor: Şirketler, önce bozuk süreçleri düzeltmek yerine onları otomatikleştirmeye çalışıyor. *Temel neden genellikle uygulama öncesinde kapsamlı bir süreç analizinin yapılmamasıdır.*
İşte bunun pratikte nasıl işlediği: Müşteri hizmetleri yanıt süreleri yavaş olan bir şirket, yapay zekâ destekli bir sohbet robotu kuruyor ancak destek sistemindeki temel darboğazları ele almıyor. Şimdi, hizmeti iyileştirmek yerine, sohbet robotu hala insan yardımına ihtiyaç duyan müşterileri hayal kırıklığına uğratıyor. Bu da müşteri deneyimini kötüleştiriyor ve memnuniyetlerini azaltıyor.
Bir şirket, departmanlar arası veri girişini otomatikleştiriyor, ancak verilerin kendisini standartlaştırmıyor. Hatalar kopyalanıp yapıştırılıyor ve gelecekte daha büyük, çözülmesi daha zor sorunlar yaratıyor. Bir lojistik şirketi depo otomasyonu uyguluyor, ancak bunu mevcut tedarik zinciri sistemlerine entegre etmiyor. Sonuç mu? Daha az değil, daha fazla verimsizlik. *Sistem entegrasyonu, otomasyon başarısı için kritik öneme sahip.*
Şirketler otomasyonu stratejik bir yatırım yerine bir kısayol olarak gördüklerinde, ortadan kaldırmaya çalıştıkları verimsizlikleri daha da büyütmüş olurlar. *Başarılı otomasyon dikkatli planlama ve stratejik uygulama gerektirir.*
Kötü otomasyonun yüksek maliyeti
Hatalı otomasyon sadece sinir bozucu olmakla kalmaz, aynı zamanda maliyetlidir.
Bain & Company tarafından yapılan yakın tarihli bir araştırmaya göre , otomasyon girişimleri de dahil olmak üzere iş dönüşümü çabalarının %88'i orijinal hedeflerine ulaşamıyor. Benzer şekilde, Gartner'ın raporuna göre yapay zeka ve otomasyon projelerinin %85'i beklenen değeri sağlayamıyor.
Başarısız otomasyon girişimlerinin sonuçları çok büyüktür. Kötü uygulanan otomasyon, işletme maliyetlerinin artmasına, verimlilik kaybına ve müşteri memnuniyetsizliğine yol açar. Şirketler para tasarrufu yapmak yerine, otomasyon sistemlerini bakımını yapmak, değiştirmek veya hatta iptal etmek zorunda kalırlar. Boston Consulting Group'a göre, büyük ölçekli teknoloji projelerinin yalnızca %30'u hedeflerine ulaşırken, %35'i tamamen başarısız olmaktadır.
Bu risklere rağmen şirketler aynı hataları yapmaya devam ediyor. Otomasyonu, popüler olduğu için veya rakipleri yaptığı için benimsiyorlar; bunun kendi özel iş sorunlarını çözüp çözmediğini ise hiç düşünmüyorlar. *Not: Şirketler otomasyona yatırım yapmadan önce ihtiyaçlarını ciddi şekilde değerlendirmeli ve bunun iş hedefleriyle uyumlu olduğundan emin olmalıdır.*
Süreçlerin Otomatikleştirilmesinde Nasıl Başarılı Olunur
Otomasyon, yeni verimsizlikler yaratmadan israfı ortadan kaldırdığında başarılı olur. Bu, şirketlerin öncelikle süreçlerini düzeltmeleri ve ardından otomasyonu uygulamaları gerektiği anlamına geliyor.
Otomasyonla başarıya ulaşan şirketler üç temel prensibi takip eder.
Öncelikle teknolojiden değil, stratejiden başlayın. İşletmelerin herhangi bir otomasyon aracını benimsemeden önce çözmeye çalıştıkları sorunu tanımlamaları gerekir. Bu, şu soruları sormak anlamına geliyor: Bizi gerçekten yavaşlatan şey nedir? Bir görevi mi otomatikleştiriyoruz, yoksa bir süreci mi düzeltiyoruz? Başarı neye benzer ve nasıl ölçülür?
En başarılı otomasyon projelerinin çoğu, yalnızca "yapay zeka kullanma" veya "otomasyon ekleme" isteğiyle değil, net iş hedefleriyle başlar.
İkinci olarak, önce süreci düzeltin, sonra otomatikleştirin. Şirketler genellikle verimsiz bir sistemi yeniden tasarlamak yerine otomatikleştirmeye çalışırlar. Bu, bozuk bir motora turboşarj takmak gibidir; altta yatan sorunları çözmez. Herhangi bir şeyi otomatikleştirmeden önce, şirketler gereksiz adımları ortadan kaldırmalı , verileri standartlaştırmalı ve ölçeklendirmeden önce test etmelidir.
Üçüncüsü, otomasyonu insanların yerine geçecek bir araç değil, onlar için bir araç haline getirin. En iyi otomasyon insanlara karşı değil, onlarla birlikte çalışır. Şirketler çalışanlarını yazılımla değiştirmek için acele ettiklerinde, genellikle yazılımın insanların sağladığı esneklik, sorun çözme yeteneği ve bağlamdan yoksun olduğunu keşfederler.
Başarılı şirketler, karmaşık karar alma süreçlerini insanlar yönetirken, tekrarlayan, yüksek hacimli görevleri ele almak için otomasyonu tasarlar. İş akışını dikte etmekten ziyade onu geliştirirler. Çalışanlar otomasyonun bir engel değil, bir araç olduğunu hissetmelidir. Otomasyon, her şeyin katı kurallara uymasını zorlamak yerine, gerektiğinde insan müdahalesine izin vermelidir.
Otomasyon, işi daha karmaşık hale getirmek yerine daha basit hale getirmelidir.
İşletmelerin sadece daha fazla otomasyona ihtiyacı yok. Daha akıllı otomasyona ihtiyaçları var; yani karmaşıklığı artırmak yerine ortadan kaldıran otomasyona. Başka bir deyişle, süreç otomasyon stratejileri, iş akışlarını karmaşıklaştırmak yerine basitleştirmeye odaklanmalıdır.
Amaç mümkün olduğunca çok şeyi otomatikleştirmek değil, doğru şeyleri otomatikleştirmektir. Bu, verimlilik yaratan otomasyon ile daha fazla iş yaratan otomasyon arasındaki farktır. Genellikle akıllı otomasyon veya bilişsel otomasyon olarak adlandırılan bu yöntem, görevleri basitçe tekrarlamanın ötesine geçer.
Birçok şirket, "bir kere yapıp unutalım" mantığıyla otomasyon projelerine aceleyle girişiyor. Ancak otomasyon sihirli bir çözüm değil; planlama, test etme ve sürekli iyileştirme gerektiren bir iş kararıdır. Etkili otomasyon çözümlerinin uygulanması , gelişen iş hedefleriyle uyumlu olmalarını sağlamak için düzenli izleme ve ayarlamalar gerektirir.
Otomasyonda başarılı olan şirketler, sadeliğe, verimliliğe ve temel hedefleriyle uyuma odaklanırlar. Başarısız olanlar ise israfı otomatikleştirir, verimsizlikleri daha da artırır ve başlangıçtaki sorunlardan daha büyük sorunlar yaratırlar. Otomasyondan önce, gerçekten fayda sağlayacak alanları belirlemek için kapsamlı bir süreç değerlendirmesi şarttır.
Süreçleri düzgün bir şekilde otomatikleştirmeye zaman ayıran şirketler, daha düşük maliyetler, daha hızlı operasyonlar ve daha yüksek ölçeklenebilirlik gibi faydalarını görecektir. Bunu yapmayanlar ise daha önce yaşadıkları sorunları çok daha büyük ölçekte çözmek zorunda kalacaklardır. Etkisiz otomasyon, mevcut sorunları daha da kötüleştirebilir ve çözülmelerini daha da zorlaştırabilir.
Soru, otomasyon yapıp yapmayacağınız değil; doğru şekilde otomasyon yapıp yapmayacağınızdır. Başarılı otomasyon, işletme süreçleriniz ve hedefleriniz hakkında derinlemesine bir anlayış gerektirir.
Yoruma kapalı.