Bilmeniz gereken en önemli şeyler
- Toplantıya, gündemi ve bunun için ayrılan süreyi net bir şekilde belirleyerek başlayın ve son birkaç dakikayı sorulara ayırın; çünkü 12 kişilik bir toplantıda beş dakikalık konu dışı konuşma, bir saatlik grup zamanını boşa harcar.
- Yan konuşmaları, tekrarlayan soruları ve konuşmayı tekeline almayı yönetmek için "Bunu daha sonra ayrı olarak tartışalım", "Bu konuyu zaten ele aldık" veya "Yeni birinden gelen bir sonraki soruyu alalım" gibi belirli ifadeler kullanın.
- Söz keserken sakin ve tarafsız bir ses tonu kullanın, alaycı veya kamuoyu önünde azarlayıcı ifadelerden kaçının ve katılımcıları utandırmadan sınırların müzakere edilemez olmasını sağlamak için doğrudan bir sonraki konuya geçin.
Otuz dakikalık bir toplantının yirminci dakikasında aynı el tekrar kalkıyor. Konuşmacı, "Bir noktayı tekrar vurgulamak istiyorum, ardından da kısa bir sorum var" diyor. Ardından gelen üç dakikalık konuşmada net bir soru yok. Daha önce ele aldığım bir noktaya değiniyor, sonra başka bir konuya geçiyor ve sonunda, "Sanırım sadece sizin fikrinizi merak ediyordum" diyerek bitiyor.
Çoğu toplantı yöneticisi, meslektaşlarının önünde birini sözünü kesmenin kaba görünmesi nedeniyle bu davranışın devam etmesine izin verir. Ancak sorun şu ki, bu fazladan dakikalar herkesin zamanından çalınıyor. Bir kişi bu zamanı yüksek sesle düşünmek veya bir noktayı tekrarlamak için kullandığında, gündemdeki son maddeler aceleyle geçiştiriliyor ve grubunuzun daha sessiz üyeleri hiç konuşma şansı bulamayabiliyor.
Bu durumu ele almanın en kolay yolu, soru sormadan önce bazı temel kurallar belirlemek ve ardından biri bu kuralları görmezden geldiğinde açık ve doğrudan bir dil kullanmaktır. Zekice bir karşılık vermenize veya kişinin neden uzun uzun konuştuğunu teşhis etmenize gerek yok .
Konuşmaya başlamadan önce sınırları belirleyin.
Toplantıya, gündemi ve bunun için ayrılan süreyi açıkça belirterek başlayın. Örneğin, "Saat 2:30'a kadar vaktimiz var, üç ana konuyu ele alacağız ve son beş dakikayı sorular için kullanacağız" diyebilirsiniz. Bu, daha sonra tekrar başvurabileceğiniz net bir zaman sınırı belirler ve herkesin baştan itibaren aynı kuraldan haberdar olmasını sağlar.
Soruların nasıl toplanacağını da değiştirebilirsiniz. Katılımcılardan soruları sohbete yazmalarını, toplantının sonuna kadar ertelemelerini veya konuşmacı konuşurken not almalarını isteyebilirsiniz. Açık tartışma, etkileşimli çalışma oturumları için mükemmel bir şekilde uygundur, ancak katı zaman sınırlamaları olan toplantılar için nadiren en iyi seçenektir.
“Soru park etme” yöntemi, yararlı ancak konu dışı sorular için yardımcı olabilir. Konuyu görünür bir listeye koyun, takip etmesi için birini görevlendirin ve notlarınıza ekleyin. İnsanlar, konunun tamamen ortadan kaybolmadığını gördüklerinde, konudan sapmaktan daha kolay vazgeçerler.
Leadership IQ'nun ekip etkinliği ve hayal kırıklığı üzerine yaptığı bir araştırmada , 6,821 lider ve çalışana, toplantılardan sonraki adımlar için net bir plan olmadan ne sıklıkla ayrıldıklarını sorduk. Katılımcıların %13.1'i bunun sık sık olduğunu, %46.5'i ise ara sıra olduğunu söyledi. Başka bir deyişle, neredeyse her on kişiden altısı, en azından bazı toplantılardan sonraki adımlar konusunda net bir anlayışa sahip olmadan ayrılıyor.
Elbette, uzun sorular her belirsiz gündem maddesinden sorumlu değildir. Ancak bu bulgu, birçok toplantıda konudan sapmaya ne kadar az yer olduğunu göstermektedir. Herkes toplantının neyi başarması gerektiğini ve ne zaman bitmesi gerektiğini anladığında, yan konuşmaları yeniden yönlendirmek daha az kişisel hale gelir, çünkü herkesin duyduğu sınırlar belirlemiş olursunuz.
Birinci ifade: Yan tartışmayı başka bir yöne yönlendirmek
Birisi uzun uzun konuşmaya ve konudan sapmaya başladığında, şöyle deyin: "Burada sizi durdurayım. Bu tartışmaya değer bir konu, ancak şu anda ele alabileceğimiz konuların ötesinde. Gündemi zamanında bitirebilmek için bunu daha sonra ayrı olarak ele alalım." Bu ilk cümle çok önemlidir, çünkü doğal bir duraklama için kibarca beklemek birkaç dakika daha zaman kaybına neden olabilir.
Eğer kişi "Sadece bir dakikaya daha ihtiyacım var" diye yanıt verirse, sınırı tekrar vurgulayın: "Anlıyorum, ama ilerlememiz gerekiyor . Lütfen geri kalan maddeleri bana gönderin, toplantıdan sonra takip edeceğim." Bunu bir kez söyleyin ve gündemdeki bir sonraki maddeye geçin; uzun bir açıklama, sınırın müzakere edilebilir görünmesini sağlar.
İkinci ifade: Daha önce cevapladığınız bir soruyu sonuçlandırın.
Birisi aynı soruyu tekrar sorduğunda, "Bunu zaten görüştük, bu yüzden devam edeceğim. Toplantıdan sonra birlikte gözden geçirmekten memnuniyet duyarım." deyin. Bu takip teklifi, zamanınızı etkili bir şekilde yönettiğinizi ve yardım etmekten kaçınmadığınızı gösterir.
Ancak bazı uyarılar da var: Tekrarlanan bir soru, ilk cevabınızın net olmadığını gösterebilir. Birkaç kişi kafası karışmış görünüyorsa, tekrar cevaplayın. Bir kişi grubun daha önce tartıştığı bir görüşü sürekli dile getiriyorsa, tartışmayı sonlandırın ve devam edin.
Üçüncü ifade: Başkasına bir şans verin
Eğer aynı kişi konuşmayı sürekli tekeline alıyorsa, "Henüz konuşmayanların da görüşlerini duymak istiyorum. Şimdi yeni birinden bir sonraki soruyu alalım." deyin. Bu, odadaki herkesin anlayabileceği adil bir paylaşım kuralı uygulamaktır.
Geniş katılım gerektiren toplantılar için, önceden şu kuralı duyurabilirsiniz: kişi başına bir soru, böylece konuşmak isteyen herkes söz hakkı bulur. Bu, bir kişi tartışmayı tekeline aldıktan sonra bir sınır koymak zorunda kalmaktan sizi kurtarır.
Kimseyi utandırmadan nasıl söz kesilir?
Burada ses tonunuz, abartılı iltifatlardan çok daha önemlidir. Açıklamanızı sakin bir şekilde, umutsuz iç çekmelerden, göz devirmelerden veya uzun özürlerden kaçınarak yapın, ardından doğrudan bir sonraki noktaya geçin. Aynı sakin, tarafsız ifadeyi tekrarlamak, kişinin her direnmeye çalıştığında daha iddialı bir ifade aramaktan genellikle daha etkilidir.
Ayrıca alaycı ifadelerden ve kamuoyu önünde azarlamalardan kaçının. "Eğer bir gün asıl konuya gelirsek..." gibi bir ifade kahkaha uyandırabilir, ancak basit bir zaman sınırını statü yarışına dönüştürür. Başkaları, birinin kendi konuşmasıyla utandırıldığını gördükleri için meşru sorular sormakta daha tereddütlü hale gelebilirler.
12 kişilik bir toplantıda beş dakikalık konu dışı konuşma, bir saatlik grup zamanını tüketebilir. Bu zamanı korumak, toplantı yöneticisi olarak görevinizin bir parçasıdır. Konu dışı konuşmayı yönlendirin, sık sorulan soruyu tamamlayın, başka birine konuşma fırsatı verin ve ardından doğrudan bir sonraki kişiye veya gündem maddesine geçin.
Yoruma kapalı.